COMMENT CONCEVOIR UN ÉVÉNEMENT MARQUANT : DES PODCAST AU WEBINAIRES

Après plusieurs mois d’activités vous souhaitez créer un événement autour de votre marque ! 

Pour organiser un événement physique (podcast, interview) ou planifier un événement digital, il est préférable de suivre une structure détaillée pour assurer le succès de votre projet. 

Vous explorez toutes les stratégies et les astuces pour vous aider à planifier et à exécuter avec brio votre événement, peu importe la taille de votre équipe. 

Que vous jonglez avec les tâches en solo ou que vous coordonnez une équipe de collaborateurs dévoués, nous vous proposons des conseils pratiques dont vous avez besoin pour faire de votre événement un succès retentissant.

Imaginez-vous dans un jeu vidéo où deux choix s’offrent à vous. Ensemble, vivons chaque expérience et terrassons les ennemis sur le parcours. 

I. Organisation d’un podcast

La réussite d’un podcast se mesure certes à son contenu et également à la qualité de sa production. Certaines étapes garantissent une expérience agréable pour vos auditeurs et potentiellement augmentent votre audience. 

Il est temps pour vous de réfléchir à un scénario avec des hôtes charismatiques pour la création de votre prochain podcast parfait !

Détermination du type d’événement 

Pour ce choix, posez-vous les bonnes questions :

• Quelles ressources nécessaires pour ce projet ? 
• Votre public est-il souvent actif ? 
• Quel type d’événement vous demande le moins de logistique ? 

Ces questions vous permettent de définir les critères suivants :

• L’objectif de l’événement,
• La date,
• Un rétro-planning efficace
• Etc. 

Par rapport à un événement digital, celui en physique demande plus d’organisation. La mise en avant de votre produit ou de votre marque s’envisage soit sous forme de rencontres networking, d’ateliers ludiques ou même de pop-up store.

Gestion de la logistique 

La logistique, l’épine dorsale de votre événement commence par la réservation d’un lieu approprié, en accord avec les réglementations locales, souvent accessibles via la mairie. Puis,  vous recherchez l’esprit de votre marque dans la décoration pour créer une ambiance captivante. Rapprochez-vous de partenaires pour les besoins matériel et sollicitez des sponsors pour soutenir votre événement. Votre réseau est votre meilleur allié. 

Après l’enregistrement, vous peaufinez les épisodes du podcast pour une clarté sonore maximale et agrémentés de jingles énergiques

Soyez prudent avec le budget, et établissez un prévisionnel pour maitriser les limites financières.

  Vous prenez en compte chaque détail :

1. Le lieu : Cela implique la sélection d’un lieu physique où le podcast sera enregistré. Vous choisissez un endroit calme qui bénéficie d’une bonne acoustique pour garantir la qualité sonore. Dans l’idéal, vous décidez selon vos possibilités et l’importance du sujet l’option « studio d’enregistrement ».
   L’installation des équipements nécessite une configuration technique précise et des tests sonores pour s’assurer que tout fonctionne parfaitement avant l’enregistrement.
   
2. L’ambiance : Quelle décoration choisir ? Donnez une âme à cet espace. Si le podcast est filmé ou s’il y a un public en direct, vous soignez l’aspect visuel de la zone d’enregistrement et qu’elle respire l’esprit de votre marque, vos couleurs, vos matières   et surtout vos valeurs !
   Par exemple un sujet sur le sport, vous décorez le studio d’enregistrement avec des maillots emblématiques et des photographies d’actions sportives mémorables.
3. Les partenaires : Sans doute, vous sollicitez des fournisseurs pour la location de matériel ou un en-cas pour les invités. Vous prospectez des entreprises partenaires pour sponsoriser votre manifestation. 

Comme expliqué auparavant, la gestion de votre budget demeure essentielle. En fonction du type d’événement, des coûts viennent s’ajouter. Parfois, s’organiser en fonction d’un budget restreint complique les situations. Contactez-nous !

Promotion et mobilisation

Le dernier défi concerne la réalisation d’une stratégie marketing efficace pour attirer les participants. Outre les méthodes numériques, les flyers, les invitations personnalisées et les partenariats locaux vous générez un nouvel intérêt avec ce moyen de communication. Le podcast est hébergé sur une plateforme adéquate et promu à travers divers canaux pour atteindre l’audience ciblée.

Rappelez-vous, lors d’un événement en présentiel, l’échange et le partage constituent un véritable atout et surtout pas une faute ou un excès.

Dites-vous que pour un événement physique, vous n’en faites jamais assez !

II. Planification d’un événement digital

L’objectif d’un webinaire sur le Mindmapping offre une vision globale et un enseignement aux participants de leur projet ou de leur entreprise grâce à des techniques sur l’activité professionnelle ou personnelle et les axes d’amélioration. 

Choix du format

L’ère digitale offre une myriade de plateformes technologiques capables d’accueillir vos divers types d’événements. 

La compatibilité avec les interactions en temps réel constitue un autre critère dans votre choix. Les fonctionnalités telles que les chats en direct, les sondages instantanés, les sessions de questions-réponses et les salles de réunion virtuelles maintiennent l’intérêt de vos participants et leur engagement. 

 Plusieurs possibilités : 

1. Webinaires : Contraction des mots web et séminaire. Un événement virtuel interactif où un ou plusieurs intervenants partagent des informations et dialoguent en temps réel avec un public en ligne.
2. Série de vidéos : Avec Youtube par exemple, vous enregistrez plusieurs vidéos sur des sujets qui vous passionnent et, peut-être sortir de votre zone de confort.  Choisissez un thème, un rythme de parution, une direction artistique, la bonne question sur la gestion du projet.
3. Concours : Organisez un jeu concours sur vos réseaux sociaux, un excellent moyen pour mettre en avant votre entreprise et la motivation de vos clients.
   Chez ELM Company, lors de l’ événement « 30 articles en 1 mois », notre gagnant a bénéficié d’1H de coaching gratuit .

Vous sélectionnez une plateforme qui s’aligne avec le format et les exigences de l’événement et qui offre aussi la stabilité et les fonctionnalités nécessaires pour une expérience utilisateur fluide. Laissez place à votre imagination et surtout, prenez en compte certains critères : 

Différents critères

– La technologie est de notre côté : un ordinateur performant suffit souvent à répondre à tous vos besoins. Veillez à ce que votre machine soit capable de gérer les logiciels requis pour votre webinaire ou concours en ligne.

– Un événements digital réussi, : une connexion internet fiable, stable et rapide compte parmi les composants les plus critiques.  Conseil pratique : testez la vitesse de votre connexion en amont pour prévenir d’éventuelles complications techniques. 

–  L’importance des répétitions : Pour un webinaire ou un concours en ligne, considérez les essais techniques comme une étape clé. Ils contribuent à l’affinement de votre présentation et à la correction des imperfections. Demandez l’avis de votre entourage !

– Convertir le taux d’inscription en taux de participation : Vous communiquez intelligemment sur votre événement, ceux qui s’inscrivent, notamment pour les webinaires. Vous souhaitez que la participation soit au rendez-vous.

Le plus important de tous les critères reste de bien cibler votre public et d’offrir un événement adapté.  

Contenu et promotion

Dans votre parcours d’organisateur, une apparition surprenante vous confronte : un génie vous lance un défi de taille : « Quel sont tes plans pour éveiller l’intérêt  autour d’un tel évènement ?». L’objectif est de dévoiler auprès de vos lecteurs des indices subtils et captivants qui attisent la curiosité.  

Bousculez vos habitudes de posts pour que ceux qui vous suivent  et remarquent un chamboulement. Jusqu’au reveal de l’événement, restez mystérieux. ! 

Le succès résonne déjà, avant même que le rideau se lève !

Logistique technique 

 La gestion de la logistique de votre événement se dresse devant vous. 

Le choix du lieu, de la plateforme en ligne demeure essentiel. Que ce soit un réseau social comme Linkedin ou un logiciel de visioconférence comme TEAMS. 

A vous de décider selon votre communauté.

Le lieu  correspond :

• A votre public.
• A votre évènement.
• A vos besoins.

1. Les outils

En premier, assurez-vous de maîtriser tous les outils digitaux pour être préparé à toute éventualité. 

Misez sur Waalaxy pour une gestion fluide des interactions sur LinkedIn. Adoptez Google Forms pour gérer les inscriptions de manière intuitive. 

Le mindmapping vous aide pour organiser et structurer vos actions et à garder le cap vers le succès. 

L’anticipation de la réussite de votre événement bat son plein, avant même le jour J !

2. Évaluation et feed-backs

La phase clé de l’évaluation post-événement mesure le retour sur investissement et l’impact global de votre webinaire. Vous procédez à l’analyse des données : taux de présence, durée de participation et le niveau d’interaction. Ces informations vous aident à optimiser les budgets des futures initiatives.

III. Exemples 

Exemple d’un événement de Podcast chez Elm Company,

Récemment, nous  finalisons un tout nouveau projet. Le début d’une aventure excitante qui a demandé des semaines et des semaines de préparation. 

Nous avons pris en compte chaque détail pour VOUS la meilleure expérience possible. Nous comptons bien continuer sur cette voie !

Ceux qui nous suivent sur les réseaux découvre le podcast en avant-première : le 17 Avril, date à marquer sur votre calendrier !

Cette nouvelle épopée représente énormément pour nous. Elle est en lien avec un sujet qui nous passionne au sein d’Elm Compagny et nous avons hâte de le partager avec vous.

Restez connectés !

Exemple d’un événement de Spikeball .

 Je réalise un travail de groupe en événementiel. La consigne consiste à « réaliser le meilleur événement en lien avec le sport ». 

Notre événement se base sur le spikeball, un sport assez méconnu mais très ludique ! Il se déroule à Nantes en partenariat avec le XV de l’Erdre et le club de Spikeball de Nantes ! 

Vous souhaitez vous dépenser de manière ludique, remplissez ce Google Form ! 

Nous apprenons beaucoup au sein de l’école AMOS. Quelques réflexions sur le sujet :

– Votre réseau est souvent plus important que vous le croyez.

– Soyez bien organisé et votre événement a 80% de chance de se réaliser.

– Les imprévus et refus font partie du jeu.

Conclusion

 En fin de compte, l’organisation d’un événement, qu’il soit un podcast captivant ou un webinaire éducatif, celui-ci demande préparation, passion et précision en tant que solo-preneur ou à la tête d’une équipe.

Avec les bons outils, une promotion ciblée et une logistique irréprochable, votre événement résonne dans l’esprit de votre communauté. Vous analysez les données de participation pour affiner vos stratégies pour les futures manifestations.

Que ce soit un événement physique ou digital, les critères dont vous vous préoccupez restent similaires.

Le mindmapping, l’avis de votre entourage et plus encore votre volonté d’atteindre un nouvel objectif vous emmènent vers la réussite.

Et vous, quel évènement organisez-vous ? Comment ressentez-vous ce rendez-vous ?  Excité, énervé, impatient, angoissé …

En quoi le mindmapping est-il bénéfique dans l’organisation des tâches lors de la planification d’un événement ?

Partagez en commentaire vos retours sur notre podcast ! Posez-nous vos questions et surtout parlez-en autour de vous !  Merci.